​☆最初にご準備頂く事

お申込から同窓会開催までの流れ

 

① ご希望の開催地域・日時・料金プランをお伝え下さい。

お電話、またはメールでご希望の開催地域・日時・料金プランをお伝え下さい。

折り返しご連絡させて頂き、お打合せ後お申込み頂きます。

同時に発起人を各クラス1人位お集め下さい。(発起人は多数の方が参加率が上がります)

発起人の代表をお一人お決め下さい。(お申込み後の窓口とさせて頂きます)
ご希望の開催地域から、同窓会に最適な会場を何箇所かご提案させて頂きます。
同時に卒業アルバム・卒業者名簿をご用意下さい。

② 会場の手配

ご検討の結果により手配させていただきます。
ご参加人数が変更になった場合の対応など、会場との交渉は全ておまかせ下さい。

③ 案内ハガキの発送

卒業名簿を下に開催予定のご案内を送ります。
これにより転居先不明者が抽出されます。
同窓生の皆さまが日程の調整をしやすいように、開催日の2~3ヶ月前に、ハガキを発送します。

④同窓生専用ホームページの作成(永続的にご活用できます)

同窓生の皆様が交流・参照できる専用のホームページをお作りします。
サンプルページはこちら
▼ホームページ内容
・掲示板
  同窓生のみが書き込むことができより交流が盛り上がります。
  閉会後も書き込みが永続的に更新できます。
・参加者名簿
 ご参加予定の方々を一目でご覧になれます。(開催まで随時更新致します)
・転居先不明者名簿(開催まで随時更新致します)
  案内状が届かなかった方をリストアップし、情報をご提供していただくよう、
  専用HPで同窓生の皆さまに呼びかけます。
  連絡先が判明した方々には、あらためて案内状をお送りいたします。
・出欠フォーム
 インターネット上でも簡単に参加申込が出来ます。
 専用ホームページは同窓会後も永続的に使えます。
 ※同窓生以外は閲覧できないようにセキュリティを万全に配慮しています。

⑤ 案内状の発送

同窓生の皆さまが日程の調整をしやすいように、開催日の2ヶ月前には、案内状を発送します。
案内状には開催日時・会場・会費など、また、同窓生専用HPのログインIDなども記載しております。
また、出欠ハガキ・転居先不明者のリスト等も同封します。
転居先不明者の連絡先が判明した方々には、あらためて案内状をお送りいたします。

⑥ 参加者名簿の作成

ご返送していただいたハガキや専用HP内の出欠フォームを集計し、ご参加いただく方々 の名簿を作成します。
作成した名簿は専用HPに掲載し、随時更新いたします。

⑦ ネームプレートの作成

同窓会にご出席される皆さまのネームプレートを作成し、同窓会当日、 受付にて皆さまにお渡しさせていただきます。

これにて同窓会までの準備が完了いたします。
これ以降も全ての作業を私たちが担当させていただきますので安心して同窓会当日をお迎え下さい。

同窓会当日の流れ

●発起人の皆様は、開場の1時間前に開催場に集合でお願いします。
 最終的なお打ち合わせをさせて頂きます。

① 受付

迅速かつ安全な受付を行うために、発起人の皆様による会費の受付をお願い致します。
会費のお支払い後、ネームプレートをお渡しする形になります。
弊社スタッフは、トラブル対応と開演後の受付を担当致します。

②開演・ 司会進行(同窓会は、2時間を基本とさせて頂いてます)

プログラムに関してのご要望がございましたら事前にお気軽にお申し付け下さい。

③ 会場への精算

皆さまよりお預かりした会費から、会場への精算をいたします。
会費以外の料金を頂くことは一切ありませんので、ご安心して下さい。

④ 2次会の手配

再会から新しい繋がりと感動が始まる事が確実です。
2次会もされることをおすすめします。
開催日前に事前準備が必要となりますので、ご希望の方はお気軽にお申し付け下さい。

※ご参加人数によって、同窓会当日のサービス内容が変更される場合があります。
詳しくは担当スタッフまでお問い合せください。

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